Policy Manual sample

<RXU $JHQF\ 1DPH T A B L E O F C O N T E N T S INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I OUR PHILOSOPHY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 DEFINITIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 3 SECTION A - POLICIES POLICY ON COMPLIANCE WITH FEDERAL, STATE AND LOCAL LAWS. . . . . . . . . . . . . . . . . .A-1 STANDARDS FOR THE STRUCTURE, MANAGEMENT AND OPERATION OF A HOME HEALTH AGENCY. . .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-4 POLICYONORGANIZATION, SERVICES, ADMINISTRATIONCONTROL, HOURSOFOPERATION POLICY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7 POLICY ON DIRECTION/COORDINATION/OVERALL SUPERVISION OF PATIENT SERVICES AND CONTRACTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-10 SCOPE OF SERVICES AND SERVICES TO BE PROVIDED. . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . A-12 MISSION STATEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-16 GOALS AND OBJECTIVES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . A-17 POLICY ON PLAN OF CARE/ELIGIBILITY CRITERIA FOR ADMISSION . . . . . . . . . . . .. . . . . . .A-20 PHYSICIAN LETTER OF MEDICAL NECESSITY. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . A-22 INABILITY TO PROVIDE SERVICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .A-23 OBJECTIVES AND SERVICES TO BE PROVIDED. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . A-24 POLICY ON GOVERNING BODY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-25 BOARD OF DIRECTORS COMMITTEE ORIENTATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-28 GOVERNING BODY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . .. . A-29 MEDICAL DIRECTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . A-30 BOARD OF DIRECTORS CONFIDENTIALITY STATEMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-31 DELEGATION OF AUTHORITY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-32 MANAGEMENT RESPONSIBILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . A-33 MANAGEMENT, LEADERSHIP STAFF FUNCTIONS . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-34 PLANNING PROCESS, MARKETING PLAN/STRATEGIC PLAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-37 POLICY ON ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-39 BOARD OF DIRECTORS CONFLICT OF INTEREST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-40 SUPERVISORY PLAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-41 POLICY ON SUPERVISING PHYSICIAN OR REGISTERED NURSE . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .A-43 POLICY ON PATIENT VISITS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-44 POLICY ON RECORD KEEPING BY HOME HEALTH AIDES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-45 POLICY ON CLINICAL RECORD KEEPING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-46 HEPATITIS B VACCINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-48 HEPATITIS B DECLARATION FORM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-49 HIV AND HEPATITIS INFORMATION SHEET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-50 STANDARD PRECAUTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . A-52 UNIVERSAL PRECAUTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-53 TRANSPORTATION RESPONSIBILITY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . A-55 INFECTION CONTROL ACKNOWLEDGMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-56 POLICY DURING THE ABSENCE OF THE ADMINISTRATOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-57 POLICY DURING THE ABSENCE OF THE DIRECTOR OF NURSING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-58 POLICY ON ADVANCE DIRECTIVES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-59 ON CALL AND EMERGENCY SERVICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-60 ON CALL DUTIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-61 EMERGENCY MANAGEMENT PLAN . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .A-62 EMERGENCY/DISASTER PLAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-66 POLICY AND PROCEDURE HURRICANE/TORNADO WARNINGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-69 POLICY AND PROCEDURE BOMB THREAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-71 EMERGENCY MEASURES TO HANDLE BELLIGERENT CLIENT .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-72 HANDLING BARRIERS TO COMMUNICATION POLICY AND PROCEDURES. . . . . . . . . . . . . .. A-73 POLICYONOUTCOMEANDASSESSMENT INFORMATIONSET (OASIS) ENROLLMENT. . . . . A-75 POLICY ON HIPAA/ HITECH ACT ENROLLED . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-80 CONFIDENTIALITY/PRIVACYOF PERSONAL HEALTH INFORMATION (PHI) POLICY. . . . . . . . . A-81